Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

PlaiNest è un servizio gestionale in cloud (SaaS) sviluppato e distribuito da:

Ragione sociale: Sinapsi [ragione sociale completa da inserire]
Sede legale: [indirizzo, città, CAP da inserire]
P.IVA / Codice Fiscale: [P.IVA/C.F. da inserire]
PEC: [PEC da inserire]
Email: info@sinapsi.it
Sito web: https://plainest.it/

Per tutto ciò che riguarda il sito pubblico plainest.it, l'account del gestore che sottoscrive il servizio e le comunicazioni con Sinapsi, Sinapsi è Titolare del trattamento ai sensi dell'art. 4, n. 7 del GDPR.

2. Titolare e responsabile del trattamento: chi tratta cosa

In breve: per i dati di bambini, genitori ed educatori che il tuo asilo inserisce nel gestionale, il Titolare del trattamento è l'asilo nido o baby parking che utilizza PlaiNest (il "Cliente"), non Sinapsi. Sinapsi tratta quei dati solo per conto del Cliente, in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR.

Questa distinzione è importante:

• check_circle Il Cliente (l'asilo) decide quali dati raccogliere su bambini e famiglie e per quali finalità, e raccoglie il consenso dei genitori/tutori quando necessario.
• check_circle Sinapsi fornisce la piattaforma tecnica, custodisce i dati in modo sicuro e li tratta esclusivamente secondo le istruzioni del Cliente.
• check_circle Se sei un genitore o un familiare e vuoi esercitare i tuoi diritti sui dati di tuo figlio, il primo riferimento è l'asilo che frequenta, che potrà a sua volta coinvolgere Sinapsi come responsabile tecnico.

Sinapsi resta invece Titolare autonomo per i dati dell'account del gestore che sottoscrive il servizio (username, email, documento d'identità caricato in fase di registrazione) e per i dati raccolti tramite il modulo contatti del sito pubblico.

3. Quali dati raccogliamo

I dati trattati variano a seconda di come utilizzi PlaiNest:

4. Dati dei bambini e categorie particolari di dati

PlaiNest è pensato per gestire asili nido e baby parking, quindi tratta necessariamente dati relativi a minori: anagrafica, dati di presenza (orari di ingresso e uscita), il legame con genitori/tutori e, quando indicate dall'asilo, informazioni su allergie alimentari.

Le informazioni su allergie o condizioni di salute rientrano tra le categorie particolari di dati dell'art. 9 del GDPR e vengono trattate dall'asilo (Titolare) esclusivamente per garantire la sicurezza e il corretto accudimento del bambino durante la permanenza al nido, sulla base del consenso del genitore/tutore raccolto direttamente dall'asilo in fase di iscrizione.

Sinapsi non raccoglie autonomamente dati sui minori: li riceve e li custodisce solo perché inseriti dal personale dell'asilo nell'ambito del rapporto tra l'asilo (Titolare) e le famiglie iscritte, agendo come Responsabile del trattamento (vedi punto 2).

5. Finalità e basi giuridiche del trattamento

• check_circle Fornire il servizio PlaiNest (creazione account, gestione dell'asilo, funzionalità del portale) — esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR).
• check_circle Verificare l'identità del gestore che sottoscrive il servizio (documento d'identità) — esecuzione di un contratto e obblighi di sicurezza (art. 6.1.b e 6.1.f GDPR).
• check_circle Rispondere a richieste tramite il modulo contatti — legittimo interesse a gestire le richieste ricevute (art. 6.1.f GDPR).
• check_circle Gestione di bambini, genitori ed educatori nel portale, per conto dell'asilo — esecuzione delle istruzioni del Titolare (l'asilo) e, per le allergie, consenso raccolto dall'asilo (art. 6.1.b, 6.1.c e art. 9.2.a GDPR).
• check_circle Sicurezza, prevenzione abusi e obblighi di legge (es. log di accesso, conservazione ai fini fiscali delle fatture) — obbligo legale e legittimo interesse (art. 6.1.c e 6.1.f GDPR).

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati per il tempo necessario alle finalità sopra indicate e comunque non oltre:

• check_circle la durata dell'abbonamento attivo, per i dati del gestionale (bambini, genitori, educatori, presenze);
• check_circle il tempo previsto dalla normativa fiscale e civilistica per i documenti contabili (fatture, pagamenti);
• check_circle 24 mesi dalla chiusura dell'account gestore per i dati identificativi (documento d'identità incluso), salvo diversa richiesta di cancellazione anticipata;
• check_circle il tempo strettamente necessario a gestire la richiesta, per i messaggi inviati tramite il modulo contatti.

Alla cessazione del rapporto con l'asilo (disdetta dell'abbonamento), i dati del tenant possono essere cancellati su richiesta del Cliente, salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge (es. documenti contabili).

7. A chi comunichiamo i dati

I tuoi dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali. Possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, a:

• check_circle il fornitore dell'infrastruttura di hosting che ospita l'applicazione e il database;
• check_circle il fornitore del servizio di invio email (per email transazionali: verifica account, notifiche, moduli di contatto);
• check_circle Google, limitatamente ai dati necessari, se scegli di accedere con "Accedi con Google";
• check_circle autorità pubbliche, quando richiesto dalla legge.

Tutti i fornitori che trattano dati per conto di Sinapsi sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR e sono vincolati a garantire adeguate misure di sicurezza.

8. Trasferimento dei dati fuori dall'Unione Europea

I dati sono ospitati su infrastruttura situata nell'Unione Europea. PlaiNest non trasferisce i tuoi dati verso paesi extra-UE, salvo i casi in cui un fornitore di servizi (es. Google, per il login "Accedi con Google") preveda un trasferimento nell'ambito delle proprie garanzie contrattuali standard riconosciute dalla Commissione Europea.

9. Come proteggiamo i dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati che trattiamo, tra cui:

• check_circle uno spazio dati isolato per ogni asilo (architettura multi-tenant): i dati di un nido non sono mai accessibili da un altro;
• check_circle connessioni cifrate (HTTPS) su tutto il traffico verso il portale;
• check_circle accessi limitati per ruolo: gestore, educatore e genitore vedono solo le informazioni che gli competono;
• check_circle conservazione delle password in forma cifrata, mai in chiaro.

Per maggiori dettagli vedi la pagina Sicurezza & GDPR.

10. Cookie e tecnologie simili

Il sito pubblico e il portale PlaiNest utilizzano esclusivamente cookie tecnici, necessari al funzionamento del servizio (es. mantenere la sessione di accesso) e, se scegli di accedere con "Accedi con Google", i cookie necessari a completare l'autenticazione OAuth di Google.

Non utilizziamo cookie di profilazione né strumenti di tracciamento pubblicitario di terze parti. Per i cookie impostati da Google durante il login, si applica l'informativa privacy di Google.

Trattandosi solo di cookie tecnici, ai sensi della normativa vigente non è richiesto un banner di consenso preventivo; questa informativa assolve all'obbligo informativo previsto.

11. I tuoi diritti

In qualità di interessato, in ogni momento e nei limiti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, hai diritto a:

• check_circle Accesso: ottenere conferma che i tuoi dati siano trattati e riceverne copia;
• check_circle Rettifica: correggere dati inesatti o incompleti;
• check_circle Cancellazione ("diritto all'oblio"), nei casi previsti dalla legge;
• check_circle Limitazione del trattamento, in specifiche circostanze;
• check_circle Portabilità: ricevere i dati in formato strutturato e leggibile, o chiederne il trasferimento;
• check_circle Opposizione al trattamento basato su legittimo interesse;
• check_circle Reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), se ritieni che il trattamento violi il GDPR.

12. Come esercitare i tuoi diritti

Se i tuoi dati (o quelli di tuo figlio) sono trattati da un asilo che usa PlaiNest, rivolgiti prima di tutto all'asilo stesso, che è il Titolare del trattamento (vedi punto 2).

Per tutte le altre richieste (account gestore, sito pubblico, modulo contatti) puoi scrivere a info@sinapsi.it oppure usare la pagina Contatti. Risponderemo entro i termini previsti dalla legge (di norma un mese).

13. Modifiche a questa informativa

Questa informativa può essere aggiornata nel tempo, ad esempio in seguito a modifiche normative o all'introduzione di nuove funzionalità. La data di "ultimo aggiornamento" in cima alla pagina indica la versione in vigore; in caso di modifiche sostanziali, ti informeremo tramite il sito o via email.

14. Contatti

Per qualsiasi domanda su questa informativa o sul trattamento dei tuoi dati puoi contattarci:

Email: info@sinapsi.it
PEC: [PEC da inserire]
Pagina contatti: plainest.it/contatti/